Qualiant Blog

Tijdens de verbouwing moest de winkel open blijven

STAIJ, een Amsterdams schoolbestuur in het primair onderwijs, liet in 2017 een diepgewortelde wens in vervulling gaan: de salarisadministratie werd weer in huis gehaald. Tegelijkertijd stapte het bestuur over van het hr-systeem van AFAS naar HR2day. ‘We hadden er meteen vertrouwen in. Er was een klik.’

De stichting STAIJ (Samen tussen Amstel en IJ) bestaat sinds 2008 en omvat alle openbare basisscholen uit stadsdeel Oost in Amsterdam. Er werken 600 medewerkers en op de twintig scholen van STAIJ gaan ruim 6000 leerlingen naar school.
In 2017 stapte STAIJ over van AFAS Software naar HR2day en haalde het de salarisadministratie weer in eigen huis. Die overstap had een lange aanlooptijd, vertelt Marcel de Jong, controller bij STAIJ en gedurende het hele insourcingsproject nauw betrokken bij het hele proces. “We wilden samenwerken met andere besturen binnen Amsterdam om onze slagkracht te vergroten. We kwamen uit bij AWBR, mede omdat zij destijds ook diensten afnamen van het voormalige administratiekantoor OSG.” AWBR gebruikte voor de personeels- en salarisadministratie Raet, STAIJ gebruikte AFAS.


Voor een verkennend onderzoek zocht De Jong contact met Dirk Jan Timmer van Timmacon, die hij al kende van een eerder project. De Jong: “Hij adviseerde onze bestuurders een tweetrapsraket, waarbij eerst de financiële administratie werd aangepakt en pas in de tweede fase de salarisadministratie. Dat werd de kapstok waaraan we het verdere project hebben opgehangen.”

Expertise
Vanaf 1 januari 2016 werd de financiële administratie geïnsourcet, samen met AWBR. Beide besturen delen inmiddels een medewerker daarvoor. Voor de insourcing van de salarisadministratie, die was uitbesteed aan OSG, moest eerst een aantal zaken op orde worden gebracht: “We merkten dat de kwaliteit achteruit ging. Het verliep inefficiënt en wij konden daar zelf weinig invloed op uitoefenen”, vertelt personeelsconsulent Dick Buurmeester, verantwoordelijk voor de beheerkant van de personeelsadministratie bij STAIJ.
Mede op advies van de GMR en de raden van toezicht van STAIJ en AWBR werd besloten om de salarisadministratie in eerste instantie door een externe partij in huis te laten doen: “We hadden zelf nog niet de juiste expertise”, vertelt De Jong. Samen met Timmacon schreven AWBR en STAIJ een aanbesteding uit voor een nieuw hr-pakket. Raet, AFAS/Driessen en HR2day werden benaderd.

Uitdrukkelijke wens
De presentaties van deze drie vlak voor de zomervakantie in 2016 maakten veel duidelijk. Buurmeester: “De oplossingen van Raet en AFAS bleken vergelijkbaar. Ze verschillen alleen op detail.” De Jong vult aan: “AFAS stelde in hun presentatie voor om de uitvoering van de salarisadministratie door Driessen te laten doen en wilde dat op hun kantoor laten doen. Ook Raet wilde het niet bij ons intern doen, terwijl dat nu juist onze uitdrukkelijke wens was.”
De presentatie van HR2day sprong eruit, aldus De Jong: “Qua prijs ontliepen ze elkaar niet veel, maar het systeem van HR2day zag er aantrekkelijk uit. De presentatie van HR2day gaf echter de doorslag. De twee directieleden waren erg enthousiast en hebben in een half uur heel veel laten zien. Ze knalden echt! Het was duidelijk dat zij de bouwers van het systeem zijn.”
Dat vindt ook Buurmeester: “We hadden er meteen vertrouwen in. Er was een klik. Ze luisterden ook echt naar ons. Ze waren de enigen die onze insourcingsvraag serieus namen.” De Jong: “Ook op de scoringslijsten die door alle aanwezigen werden ingevuld, kwam HR2day unaniem als winnaar uit de bus.”

Implementatie
Nog voor de zomervakantie werd de overeenkomst met HR2day getekend. Afgesproken werd dat de implementatie van de software door Qualiant zou gebeuren, dat een samenwerkingsverband heeft met HR2day. Begin september was de aftrap: “Tijdens die kick-off hebben we het systeem en de implementatie helemaal doorgesproken. Qualiant was vanaf dat moment in de lead bij de implementatie.”
Er volgde een korte periode van enkele maanden waarin alles klaar moest worden gemaakt voor de overstap. De Jong: “Tijdens de verbouwing moest de winkel wel open blijven. Omdat er best veel vragen op ons afkwamen en we een beperkte bezetting hebben, werd via Qualiant een extra medewerker ingeschakeld per 1 november. In november werd voor het eerst een salarisronde in het nieuwe systeem proefgedraaid. Half december konden de medewerkers van het stafbureau al inloggen, zodat ze alles goed konden voorbereiden voordat in het nieuwe jaar de scholen ermee aan de slag zouden gaan.

Live volgens draaiboek
“Het verliep allemaal heel soepel en volgens draaiboek”, vertelt De Jong. “We hadden regelmatig vergadering van het projectteam, waarvoor Qualiant iedereen bij elkaar riep. Zij vertelden waar we stonden en wat het systeem op dat moment kon. Het sprak me bijzonder aan dat Qualiant ervoor koos om met een dwarsdoorsnede van het personeelsbestand te kijken of de loonstroken in beide systemen overeenkwamen. Dat is een efficiëntere aanpak dan wanneer je met het complete bestand gaat schaduwdraaien.”
Er werd in de herfst van 2016 veel geschakeld tussen Qualiant en STAIJ. Buurmeester: “We kregen snel antwoord op vragen. Er was één aanspreekpunt, maar we hadden steeds het gevoel dat er een heel team achter zat. Bovendien is het een overzichtelijk programma.”
Vanaf 1 januari 2017 werd de salarisadministratie volledig door het stafbureau gedaan. De betaling van de salarissen verliep zonder problemen, slechts in een enkel geval moest handmatig worden bijgesteld. “De complimenten waard!”, aldus De Jong. In februari 2017 kregen directeuren en administratief medewerkers van de scholen een training om zelf mutaties te kunnen invoeren. Het stafbureau maakte daarvoor een handleiding. Het bureau is bovendien beschikbaar voor vragen.
“Alles loopt nu, het gaat echt soepel”, zegt De Jong. “Als we bijvoorbeeld een voorschot betalen, wordt dat in HR2day automatisch verrekend met de volgende maand. Dat zorgt bij ons voor minder werk.”

Genoeg te doen
Met Helder Onderwijs, de oude dienstverlener van STAIJ en de opvolger van het failliet gegane OSG, heeft STAIJ alles netjes afgehandeld: “Van Qualiant wisten we wat we gedurende het proces nodig zouden hebben en dat hebben we opgevraagd. Het ging vlekkeloos, ze hebben alles keurig hebben aangeleverd.”
STAIJ concentreert zich nu op het verder inrichten van de personele processen, vertelt Buurmeester. “We willen alles zo efficiënt mogelijk organiseren en hebben de tijd om dat nu goed te doen.” De flexibiliteit van het nieuwe hrm-systeem maakt veel mogelijk: “Je kunt het zo inrichten zoals je zelf wilt.”
Op de middellange termijn is er nog genoeg te doen. STAIJ wil uiteindelijk de salarisadministratie helemaal insourcen. “Dat is onze stip op de horizon. Maar dan willen we eerst de hele administratie op orde hebben en alle processen hebben ingericht”, licht Buurmeester toe.
“Uiteindelijk willen we de systemen het werk laten doen”, rondt De Jong af. “Voorheen was je al je tijd kwijt aan het op orde krijgen van spreadsheets. Met de systemen van nu krijgen wij veel meer een beheerrol. We kunnen echt gaan sturen, bijvoorbeeld op zaken als formatie en begroting.”

Actueel (2019)
Het jaar 2019 staat in het teken om ook de Salarisadministratie volledig te insourcen. Staij heeft eigen en ervaren salarisadministrateurs in dienst genomen. Qualiant heeft ze opgeleid in het gebruik van HR2day en tijdens de overdracht periode worden zij verder begeleid in de dagelijkse praktijk. Medio 2019 zal Qualiant haar taken volledig hebben overgedragen.

Qualiant blijft de taken als applicatiebeheerder uitvoeren en natuurlijk blijven ze als adviseur op de achtergrond aanwezig. Maar ook in geval van eventuele afwezigheid van de salarisadministrateur kan Qualiant direct bijspringen. Hiermee biedt de keuze om te insourcen voldoende zekerheden.

Ja, ik wil meer informatie

New call-to-action