Qualiant Blog

Maatwerk en zorgvuldigheid

Annelies Smits, bestuurder bij OOH in Houten, dacht vier maanden de tijd te hebben voor de overstap van haar oude administratiekantoor naar Qualiant. Door een faillissement werd dit slechts twee weken. Toch was ze er steeds van overtuigd dat het zou lukken: ‘Ik voelde me in control, maar de salarissen moesten natuurlijk wel op tijd betaald worden. Dus spannend was het zeker!’

“Ik heb de leukste baan ter wereld. Dat heb ik altijd geroepen, in al mijn functies.” Aan het woord is Annelies Smits, directeur van OOH te Houten, een bestuur voor primair onderwijs. Smits heeft een lange onderwijscarrière achter de rug, van kleuterleidster tot directeur en momenteel bestuurder van verschillende basisscholen in het midden van het land. Steeds zocht ze nieuwe uitdagingen: “We zijn in het onderwijs erg volgzaam, maar als je je iets eigen maakt, kun je grenzen verruimen.”

Meer dataAnnelies Smits (11)
In januari 2013 startte Smits bij OOH in Houten als bestuurder van vijf scholen. Sindsdien heeft ze de administratie, financiën en beheer van huisvesting gecentraliseerd op het bestuursbureau, waardoor de ondersteuning eerlijker verdeeld is over de scholen: “Ik wil dat de directeuren zich kunnen concentreren op het primaire proces, de leerlingen en de kwaliteit van het onderwijs.”
Bij haar aantreden speelde al een conflict met het toenmalige administratiekantoor. “Er was een fout gemaakt die een behoorlijke financiële strop voor onze organisatie betekende. Iedereen mag fouten maken, maar hoe je daarmee omgaat is essentieel in een klantrelatie. Ik was niet tevreden over de afhandeling van onze klacht. Wij zijn maar een kleine organisatie, maar ik wil wel serieus genomen worden.”
Uiteindelijk zegde Smits de samenwerking vóór 1 januari 2015 formeel op, om begin 2016 over te kunnen stappen. Tijdens de zoektocht trok ze op met Robijn uit Nieuwegein, een ander bestuur dat ook een nieuw administratiekantoor wilde. “We bespraken welke wensen we hadden en die bleken overeen te komen. We wilden bijvoorbeeld allebei meer data over de bedrijfsvoering hebben, en ook sneller. Ik wist steeds pas na twee maanden hoe ik er voor stond. Dat kan tegenwoordig niet meer. Op mijn telefoon kan ik ook mijn actuele banksaldo bekijken!”

Vertrouwen
Smits nodigde samen met Robijn in april 2015 een aantal partijen uit en ging met twee een vervolggesprek aan. Robijn had in het verleden al contact gehad met Dirk-Jan Timmer van Qualiant, via de PO-Raad. Smits: “Een administratiekantoor gericht op onderwijs verleent een andere dienstverlening dan een voor een bouwbedrijf. Er is andere knowhow nodig. Bovendien betekende de connectie van Timmer met de PO-Raad dat de actuele wet- en regelgeving in het onderwijs bij Qualiant bekend zou zijn. Dat was voor mij een meerwaarde.”
“Weet je, soms merk je tijdens een gesprek al na vijf minuten: dit is het niet. Tijdens de laatste ontmoeting met de andere partij werd gezegd: ‘Het belangrijkste in een organisatie is geld en op elk moment weten hoeveel je hebt.’ Ik dacht meteen: ‘Voor mij niet! De kinderen, daar doen wij het voor.’ De presentatie van Qualiant was heel anders. Dirk-Jan Timmer zei: ‘Fijn dat ik een presentatie mag geven, maar welke ondersteuning wil je? Jullie behoefte telt.’ Hij draaide het om. Dat lijkt misschien een subtiel verschil, maar het was essentieel om mijn vertrouwen te krijgen. Niet elke school is hetzelfde georganiseerd en wij hebben onze organisatie ingericht op de manier die ik vind passen. Dat vraagt maatwerk. Ik wil niet het gevoel krijgen dat ik in een keurslijf moet stappen.”

Duidelijke communicatie
De zorgvuldigheid van de presentatie van Qualiant sprak aan, net als het vernieuwende aspect van de software: “Het systeem van Qualiant is bijna 24 uur per dag beschikbaar en je kunt altijd mutaties invoeren. Verwerking gebeurt ‘s nachts en de volgende dag ben je meteen weer bij”, vertelt Smits.
Na de presentatie formuleerde Smits samen met een GMR-lid met veel kennis van automatisering een serie technische vragen voor Qualiant. “Die stuurde ik op vrijdagmiddag en maandag had ik antwoord op bijna alle vragen. Van de vragen die niet direct beantwoord konden worden, werd aangegeven waarom niet en wanneer dat wel duidelijk zou zijn. Die duidelijke communicatie was voor mij doorslaggevend.”
Voor de zomervakantie 2015 maakte OOH de definitieve keuze voor Qualiant. “We wilden in september beginnen met de voorbereiding voor de overstap op 1 januari 2016. Maar begin september kreeg ik op een maandagavond een mail van ons administratiekantoor dat ze failliet waren! Ik belde meteen Qualiant. Toen ze vroegen wat ik het liefste zou willen, gaf ik aan dat ik meteen wilde overstappen. Omdat wij niet zo’n grote organisatie zijn, zegde Qualiant meteen toe dat te kunnen regelen.”

Spannend
Het was het startsein voor een aantal spannende weken: “Vier maanden voorbereiding werd teruggebracht tot twee weken, en de salarissen moesten al snel daarna betaald worden. Toch had ik er alle vertrouwen in. Ik voelde me bevoorrecht dat ik al een keuze had gemaakt en was steeds in control. Het overzetten van de data was best spannend, maar in samenspraak met ons heeft Qualiant alles verzorgd. Ze dachten mee en gaven steeds adviezen. Dat gaf rust.” Twee weken later was duidelijk dat de salarissen, maar ook de facturen zonder veel problemen konden worden betaald.
OOH gaat nu gebruik maken van de software van Qualiant voor de personeelsadministratie en de salarisadministratie, en tevens van het UltimviewPlus dashboard voor managementinformatie. De financiële administratie is ook hieraan gekoppeld. “We bouwen nu samen door aan de nieuwe inrichting. UltimviewPlus ziet er echt prachtig uit. Het dashboard zal mijzelf en mijn directeuren meer inzicht geven. Ik denk dat we bijvoorbeeld beter kunnen sturen bij het opstellen van een formatie, dat we met scenario’s kunnen gaan spelen. Wat betekent een personeelslid meer of minder?”
Het belangrijkste voordeel voor Smits is op dit moment dat de cijfers in UltimviewPlus actueel zijn: “Dat is heerlijk. En als een directeur een order voor een nieuwe taal- of rekenmethode heeft uitgezet voor misschien wel tienduizend euro, is in het systeem zelfs ruimte om die reservering mee te nemen. Je weet dus écht hoe je ervoor staat.”

Lerende organisatie
In de toekomst wil OOH graag de leerlingenadministratie koppelen. Ook wil Smits een app die vervanging regelt verbinden met het systeem van Qualiant. “Dat kan nu nog niet, maar Qualiant heeft aangegeven dat dit wel geregeld gaat worden. We worden dus serieus genomen als het gaat om nieuwe functionaliteit en wensen van onze kant. Fijn dat je door Qualiant gehoord wordt als klant. Zo zou het altijd moeten zijn, maar de praktijk is toch vaak anders!”
Smits benadrukt dat beide partijen lerende organisaties zijn: “We blijven ons ontwikkelen. Dat is een krachtige attitude. Leren is immers leuk, voor iedereen. Dat gevoel overbrengen op kinderen is tevens de kracht van het onderwijs.”

New call-to-action