Qualiant Blog

Financiën en personeel in één overzicht

De Stichting Carmelcollege in Hengelo omvat twaalf scholenorganisaties voor voortgezet onderwijs op meer dan vijftig locaties. Allemaal maken ze gebruik van Ultimview van Qualiant. Sterker nog: Ultimview werd in samenwerking met Carmel ontwikkeld. “We hebben nu betrouwbare sturingsinformatie en dat is voor ons cruciaal, vooral als het gaat om formatie en financiën.”

“De locatiedirecteur van een school met driehonderdvijftig leerlingen in Denekamp is niet geïnteresseerd in hoe het gaat met alle 38.000 leerlingen van Carmel. Die wil een gebruiksvriendelijk instrument met betrouwbare informatie over zijn eigen school. Dat heeft hij nu met Ultimview.”

Aan het woord is Karel van der Velden, concern controller bij Stichting Carmelcollege te Hengelo. Carmel is het op een na grootste vo-bestuur van Nederland met scholengemeenschappeQualiant, Karel vd Velden, Carmel College, Hengelo, 11 3 2015n in vooral het oosten, zuiden en noorden van het land. Vier jaar geleden besloot de organisatie in te zetten op betere financiële sturingsinformatie. “We wilden een pakket dat gelijktijdig financiële informatie haalt uit Exact en salarisinformatie uit Raet. Voor zover wij konden nagaan, bestond dat nog niet. Juist het ophalen en koppelen van informatie uit deze beide systemen is erg belangrijk, want meer dan driekwart van onze kosten bestaat uit personeelskosten.” Het moest een tool zijn die ook niet-financials kunnen gebruiken: “90 procent van de mensen in het onderwijs is bezig met leerlingen. Gedoe met financiën en begrotingen vinden ze eigenlijk maar niks.”

Bouwen en testen
Carmel ging om de tafel zitten met Topicus, dat eerder het systeem voor leerlingenregistratie voor Carmel had gebouwd en waarvan Qualiant deel uitmaakt. Van der Velden: “En vrij snel hebben zij DirkJan Timmer van Timmacon erbij gehaald voor de ontsluiting van de boekhouding. Hij snapt hoe het in het onderwijsveld werkt. Die combinatie is voor ons aan de slag gegaan.”

Van der Velden heeft eerst intern met schoolleiders en financiële deskundigen binnen de eigen organisatie afgestemd welke informatie precies nuttig is om een school goed te kunnen sturen. “Of er nu een locatiedirecteur in Deventer inlogt of het College van Bestuur van Carmel, ze moeten allemaal de juiste informatie kunnen ontsluiten en die informatie moet gewoon kloppen.”

Tijdens het bouwproces ging Van der Velden veel op bezoek bij Topicus voor afstemming. “We zijn twee jaar bezig geweest, maar het was een heel leuk proces. Samen waren we aan het bouwen en leren. Zo was het moeilijk om de juiste gegevens uit Raet te halen. Daar hebben we gespecialiseerde data-analytici bijgehaald, want de salarisgegevens moeten nu eenmaal echt uit Raet komen, want dat zijn de daadwerkelijk uitbetaalde bedragen.” Al testend en bouwend werd de managementtool steeds verder ontwikkeld, en ontstond Ultimview zoals Carmel dat nu gebruikt.

Doorklikken tot de details
“Ons bedrijfsproces is eigenlijk heel raar. Wij denken in schooljaren en de bekostiging en verantwoording is in kalenderjaren. Dat bijt elkaar. Daar komt bij dat we de hoogte van de bekostiging pas in de loop van het jaar weten”, zegt Van der Velden. Met Ultimview kan Carmel toch van maand tot maand zien of ze de goede kant op gaan. “We hebben nu betrouwbare sturingsinformatie die integraal informatie geeft over personeel en financiën. Vooral als het gaat om formatie is dat cruciaal voor een organisatie als de onze. Wij hebben meer dan 3500 fte’s rondlopen. Als je daar 1 procent naast zit, praat je al snel over 2 miljoen euro.”

Zowel schoolleiders, locatiedirecteuren als financieel verantwoordelijken binnen Carmel werken met Ultimview. “Het daalde snel in. Ultimview is zo gemaakt dat je direct ziet hoe je ermee moet werken. Je hebt meteen het totaaloverzicht, maar je kunt ook doorklikken tot detailniveau. Aan de financiële kant tot de individuele facturen en aan de personele kant tot op neusniveau.”

Spelen met prognoses
Carmel kijkt nu samen met Qualiant en partner Cogix naar de toekomst. Van der Velden wil zonder tussenkomst van spreadsheets een financiële en personele eindejaarsprognose kunnen maken en ook een meerjarenbegrotingsmodel voor vier jaar hieraan koppelen, waarin verschillende scenario’s kunnen worden doorgerekend. “Dat is niet makkelijk, want toekomst voorspellen is complex. We weten bijvoorbeeld niet precies hoe de bekostiging vanuit het ministerie zich zal ontwikkelen. Maar we leggen de lat graag hoog en we zijn eigenwijs. Toen we hier een paar jaar geleden al over spraken met Topicus, vertelden ze ons dat we eigenlijk een Rolls-Royce willen die aardbevingen kan voorspellen. Tsja…”

Carmel wil dat alle locatiedirecteuren met de prognosetool kunnen experimenteren. “Ze moeten ermee durven spelen. ‘Wat als mijn leerlingenaantal daalt met 5 procent?’ Strategisch personeelsbeleid is heel relevant voor onze scholen, want veel van hen hebben of krijgen te maken met krimp. De formatie op die scholen moet dan dalen, maar dat doe je niet eventjes in een jaar.”,

Van der Velden verwacht dat de begrotingstool binnen twee jaar werkt. Hij kijkt alweer verder: “Als we een tool kunnen ontwikkelen voor optimale formatieplanning in combinatie met lesroosters, dan zijn we helemaal spekkoper. Daarbij heb je echter te maken met zoveel variabelen: aantal leerlingen, onderwijsrichtingen, beschikbare lokalen, docenten en hun bevoegdheden en extra taken, enzovoort. Dat zou een waanzinnig stuurinstrument zijn waarmee de efficiency nog meer kan toenemen.” Wilt u eens weten hoe dit voor uw onderwijsinstelling zou kunnen werken? 

Plan hieronder dan een afspraak.

Ik wil een kennismakingsgesprek

New call-to-action